Serienbriefe

Serienbriefe unter OpenOffice.org teilt man am Besten in 2 Kategorieren ein:

1. Einmal gibt es Serienbriefe die oft ausgedruckt und bei denen sehr häufig die Daten der Datenquelle geändert werden. Diese Kategorie bietet den Vorteil, dass Sie direkt aus der Textverarbeitung die Daten der Datenquelle ändern und danach sofort ausdrucken können.
2. Weiters Serienbriefe, bei denen die Datenquelle aus vielen Spalten besteht und die nur selten ausgedruckt werden. Der Vorteil besteht in der einfacheren Handhabung. Der größte Nachteil darin, den Computer vor jedem Ausdruck einmal neu starten zu müssen, damit die letzten Änderungen in der Datenquelle zum tragen kommen.

Für das Anlegen von Serienbriefen sind mehrere Schritte auszuführen. Hier eine Aufstellung:

1. Datenquelle anlegen: Damit verstehen wir in dieser Anleitung, das generieren der Tabelle in welcher die Daten wie z.B. Name, Geburtsdatum usw. gespeichert werden. Also die Daten, welche in den Serienbrief eingefügt werden.
2. Datenquellenverbindung anlegen: OpenOffice.org spricht in diesem Zusammenhang immer von Datenquellen. Um eineVerwirrung mit Punkt a. zu vermeinden, werden wir in dieser Anleitung deshalb immer von Datenquellenverbindung reden. Dabei handelt es sich um eine Verbindung von OpenOffice.org mit der eigentlichen Datenquelle.
3. Serienbrieffelder einfügen: Sie schreiben den Brief in dem die Daten aus der Datenquelle später eingefügt werden sollen. Dazu müssen Sie an den von Ihnen gewünschten Stellen die Serienbrieffelder einfügen.
4. Daten in Datenquelle verwalten: Hier schildern wir wie man neue Daten in der Datenquelle (Punkt a.) eingeben oder bestehende ändern kann.
5. Seriendruck: Das generieren des Serienbriefes bzw. dessen Ausdruck.
6. Bestehende Datenquelle ändern: Sollten Sie noch weitere Spalten in die Datenquelle (Punkt a.) einfügen wollen, dann lesen Sie bitte diesen Punkt durch.
7. Datenquellendefiniton auf alle Computer verteilen: Um einen Serienbrief auf einem Computer benutzen zu können müssen Sie auf diesen die Datenquellendefinition für den Serienbrief anlegen. Sollten Sie also einen Serienbrief auf mehreren PCs benutzen wollen, müssten Sie auf jedem diese Einstellung vornehmen. Da dies mit einem großen Aufwand verbunden sein kann, hat der Südtiroler Gemeindenverband ein Programm geschrieben mit dem Sie auf einfache Weise eine Datenquellendefiniton eines Computers auf alle anderen Computer eines Sitzes verteilen können.

Es folgen Beispiele bei denen eine Datenquelle, welche aus 2 Spalten besteht (Name und Geburtsdatum), angelegt wird und anschliessend in einen einfachen Brief eingefügt werden.

Häufig ausgedruckte Serienbriefe

a.) Datenquelle anlegen

b.) Datenquellenverbindung anlegen

c.) Serienbrieffelder einfügen

d.) Daten in Datenquelle verwalten

e.) Seriendruck

f.) Bestehende Datenquelle ändern

g.) Datenquellenverbindung auf alle Computer verteilen

Selten ausgedruckte Serienbriefe

a.) Datenquelle anlegen

b.) Datenquellenverbindung anlegen

c.) Serienbrieffelder einfügen

d.) Daten in Datenquelle verwalten

e.) Seriendruck

f.) Bestehende Datenquelle ändern

g.) Datenquellenverbindung auf alle Computer verteilen